Strategisamlingen er en av lederens virkelige svenneprøver. Ikke bare skal den peke ut en retning fremover. Den skal også samle alle medarbeidere og lykkes med å skape felles forståelse og retning.
Med nærmest utallige møterom og sentral beliggenhet fasiliterer X Meeting Point mange strategisamlinger hvert år.
Senior Salgssjef Susann Faugli og Administrerende Direktør Guro Øsmundset har derfor klare tanker om hva som skal til for å lykkes med samlingen.
Suksessfaktor nummer én
Den aller viktigste suksessfaktoren er trygghet, forteller de.
– Ofte er målet med strategisamlingen å komme opp med nye tanker. Da må man tenke litt utenfor boksen, og våge å si det høyt, sier Guro.
Susanns første innskytelse bygger oppunder dette.
– Det er lurt å legge inn noen lavterskel aktiviteter. Da blir deltakerne enda bedre kjent, også på nye måter. Og husk at de virkelig gode ideene som regel kommer frem i pausene. Det er jo da vi snakker sammen, sier hun.
Hygienefaktorer for strategisamlingen
For å lykkes med strategisamlingen, er det lurt å komme seg vekk fra de faste kontorlokalene. Dermed dukker to svært viktige spørsmål opp allerede før du booker:
Hvor lenge skal strategisamlingen vare? Hvor stor plass trenger dere?
– Svaret på det første avhenger både av firmaets størrelse, og hva dere har å bygge på. Skal dere legge en helt ny strategi eller utvikle en eksisterende? sier Guro.
Hun antyder at to dager er et godt utgangspunkt for de fleste. Siden ingen bedrifter er like, anbefaler hun likevel å spørre X Meeting Points rådgivere om råd.
Når det gjelder plassbehovet, er det korte svaret: Dere trenger mer plass enn dere tror.
– Strategisamlinger er ganske intense. Da er det fint å ha litt rom rundt seg. Et godt tips kan være å booke flere rom, slik at dere får plass til både hovedplenumer, delplenumer og gruppearbeid, sier Susann.
Hun legger til at dette er en av X Meeting Points store fordeler. Det enorme lokalet på Hellerudsletta har nemlig møterom i så å si alle størrelser – i tillegg til svært gode pausefasiliteter.
For å skape godt samhold er det også en fordel å bo sammen.
– Der er vi på X Meeting Point heldige. Designhotellet MOXY Oslo X ligger jo vegg i vegg, smiler hun.
Hvem skal delta?
Du må også avgjøre hvem som skal være med og legge strategien. Her har Susann ett klart råd:
– Involver noen av dem som faktisk utfører jobben også, som har forskjellige roller i bedriften. Da sikrer dere flere perspektiver og gjør det lettere å forankre strategien senere.
Ikke-faglige aktiviteter bør ikke bare være pauseunderholdning – de bør være en del av programmet.
Susann Faugli
Del gjerne opp programmet i del-plenumer og gruppeoppgaver i tillegg til fellessamlingene.
– Det er fint å la de ulike avdelingene «nerde» litt. Det får folk til å senke skuldrene og våge mer. Og akkurat det er jo den viktigste suksessfaktoren, sier hun.
Slik holder dere på energien
To dager med strategiarbeid er intenst. Så hvordan sikrer du at deltakerne ikke går lei?
– Nok plass er selvfølgelig viktig. Tilby god og riktig mat, i både pausene og måltidene. I tillegg er det lurt å legge inn litt moro i pausene, slik at de virkelig gir avkobling. I våre pausemiljøer legger vi opp til både biljard, fusball og erteposekasting. Da blir pausen et skikkelig avbrekk, sier Guro.
Morsomme aktiviteter hjelper også til å løsne opp stemningen og skape trygghet.
Etter Susanns mening bør derfor ikke-faglige aktiviteter ikke bare være pauseunderholdning. De bør være en del av programmet.
Tips til aktiviteter
Hennes favoritt er en tredelt gruppeaktivitetspakke som X Meeting Point har kalt Into the deep. I denne aktiviteten blir man utfordret på både å presentere, visualisere og bygge broer.
– Den skaper mye latter. Samtidig tester de tre seksjonene ut kreativitet og kommunikasjonsevner, og får frem kvalitetene til hver enkelt på en veldig ufarlig måte, forklarer Faugli.
– Hele strategisamlingen er jo en øvelse i både kreativitet, kommunikasjon og gode planer. Ved å binde sammen deltakerne i morsomme, felles opplevelser, blir samarbeidet i strategiarbeidet mye lettere etterpå, legger Guro til.