– Et effektivt møte oppleves sjelden som kjedelig, sier Guro Øsmundset. Som administrerende direktør i opplevelses- og konferansesenteret X Meeting Point vet hun samtidig at møter ikke blir effektive av seg selv.
Den møteansvarlige må selv legge til rette for at møtet blir bra. Der har hun og senior salgssjef Susann Faugli mange gode råd. Sammen med kollegaene i X Meeting Point er de også fulle av gode ideer til hvordan du kan gi møtet en ekstra piff – gjennom å gjøre noe spesielt og kanskje litt uventet.
Men siden lite er mer frustrerende enn følelsen av å kaste bort tiden, deler de først noen hygienefaktorer for god møteledelse og planlegging.
Tips til god møteledelse
For å lykkes som møteleder er forberedelsene alfa og omega.
– Du må ha agendaen klar på forhånd, og legge til rette slik at alle møter forberedt. Du kan gjerne ha en overraskelse på lur i møtet, men ikke en som snur hele grunnlaget for diskusjonen på hodet, sier Guro.
Vi har hatt faste kunder her siden 2018 som fortsatt ikke vet hva de skal gjøre når de kommer.
Susann Faugli
En annen hygienefaktor er å holde tidsskjemaet. Det betyr at du må teste oppkoblingen før møtet. At folk må komme til tiden. Og at alle som skal presentere noe, bør sende presentasjonen til deg slik at du kan sette sammen én sømløs presentasjon.
– Da slipper dere å koble opp fire – eller 20 – ulike Mac-er og PC-er i løpet av dagen. Det tar to–tre minutter hver gang og kan være en risikofaktor for forsinkelser, minner Susann om.
At du som møteleder også må «dra inn» deltakere som prater seg ut på vidda, er en selvfølge.
Tenk kreativt rundt møtelokalene
Noe annet som virkelig «dreper» energien i et møte, er et varmt møtelokale med dårlig luft.
Her kommer også det første tipset til hvordan du kan gå fra et effektivt møte til et effektivt og inspirerende møte:
Ikke gå på autopilot når du bestemmer hvor møtet skal holdes. Til en enkel enveispresentasjon vil ofte et digitalt møte være den beste løsningen. Det sparer alle for tid og kostnader, og er mer bærekraftig.
Når dere faktisk bør se hverandre i øynene og møtes fysisk, er et godt ventilert, romslig møterom nødvendig. Hva med å tenke kreativt?
– Noen ganger kan dere kanskje stå i møtet. Hvis dere ikke trenger PC, kan dere til og med legge møtet til en tur i skogen eller rundt kvartalet. Eller møtes rundt kaffemaskinen, sier Susann.
Hun sparrer gjerne slike ideer når kunder booker heldagsmøter på X Meeting Point.
– Da legger vi gjerne opp dagen med helt ulike «møtelokaler», alt etter tematikk og behov, og finner på noe moro i pausene. Plutselig skal deltakerne suse ned bakken på rumpeakebrett eller bygge olabil og kjøre om kapp på parkeringsplassen utenfor. Vi har hatt faste kunder her siden 2018 som fortsatt ikke vet hva de skal gjøre når de kommer. Jeg lover at det gir et kick – og mye større bevissthet i møtedeltakelsen, smiler hun.
En annen av hennes kjepphester er å legge inn nok pauser.
– Alle møter på over en time bør ha minst en fem til ti minutters pause. Da beholder folk piffen og konsentrasjonen, sier hun.